Waar worden de juiste prioriteiten gesteld?
Ik ben op zoek naar teams waar het lukt om de juiste prioriteit te stellen tussen tijd en aandacht voor de mensen en de bureaucratie.

Prioriteiten stellen is lastig, en je er aan houden nog meer. Soms neem ik me voor de tijd te nemen om rustig aan een notitie te werken. En aan het eind van de dag merk ik dan dat er van de notitie niets terecht is gekomen, omdat mijn aandacht ging naar het ene na het andere mailtje, appje of telefoontje dat gedurende de dag binnenkwam en dat ik dan maar meteen afhandelde. Lijkt efficiënt, maar de notitie schoot er bij in. En zo efficiënt is het overigens niet eens.  Soms kom ik er dagen later achter dat de mailtjes die ik dacht te hebben verzonden, nog steeds in mijn postvak met concepten staan. Gewoon vergeten op de verzendknop te drukken, omdat er weer iets anders tussen kwam.

Dat gebeurt in de zorg ook. Begeleiders nemen zich iedere dag weer voor om vandaag toch echt de prioriteit te leggen bij de bewoners en aan het eind van de dag constateren ze dat ze weer 30 of 40%  van hun tijd op kantoor bezig zijn geweest met ‘de bureaucratie’ en al het regelwerk.

Als we het hier over hebben, geven we natuurlijk de schuld aan de bureaucratie, het management van de instelling, het zorgkantoor, de overheid, of welke instantie we ook maar kunnen bedenken. Maar eigenlijk zijn we het zelf. We laten ons collectief gek maken dat die bureaucratie zinvol is, en dat administratief werk belangrijker is dan tijd nemen voor de mensen die aandacht en ondersteuning nodig hebben. En uiteraard doen begeleiders dat tegen hun gevoel in, want ze zijn in de zorg gegaan om de mensen aandacht en ondersteuning te bieden. Dit is een van de belangrijkste redenen dat begeleiders afhaken, en een andere baan zoeken.

De overheid stimuleert plannen om de bureaucratie aan te pakken. Er wordt gedacht aan regelvrije zones en meer van dat soort management benaderingen. Tegelijk worden teams zelf-sturend gemaakt, ook zo’n mooi modern begrip, wat er in de praktijk vaak op neer komt dat ze er meer regelwerk bij krijgen. Ik vrees dat oplossingen die door bestuurders en beleidsmakers bedacht worden, het probleem niet zullen oplossen. Ze blijven teveel vanuit beheersmodellen denken, en hopen langs beheersmatige lijnen het probleem op te lossen. Dat kost veel tijd, en die tijd is er niet. We moeten nu oplossingen creëren of afdwingen.

Ik hoorde een tijdje geleden van een locatiemanager die de teams een hele duidelijke opdracht had gegeven: tijdens de dienst worden geen mails of apps gelezen; de telefoon wordt wel opgenomen als deze overgaat, maar als het niet echt noodzakelijk is dat er direct gehandeld wordt, gebeurt dat ook niet. De deur van het kantoor is op slot en de groepsleiding is in de huiskamer of elders bij de mensen. Het laatste half uur van de dienst kan gebruik worden gemaakt van het kantoor om mail te lezen en te beantwoorden, en om noodzakelijke telefoontjes te plegen. En o ja, de zorgplannen hoeven geen 30 pagina’s dik te zijn; 3 pagina’s is voldoende. Dat zou toch mooi zijn, als we het kunnen beperken tot een half uur per dienst: dan hebben we het in één klap teruggebracht tot 6% in plaats van 30 – 40%.

Ik weet niet of dit een broodje aap verhaal is, maar het klinkt in ieder geval  zeer aanlokkelijk. Het doet me wat denken aan ‘de goede oude tijd’. Ik ben per slot van rekening al 69. We hadden geen kantoor op de groep, we waren altijd bij de mensen en bij de dienstoverdracht konden de mensen er gewoon bij blijven zitten. Het ging immers over hen. We schreven de rapportage ook in hun nabijheid en vertelden soms wat we over hen opschreven.

Ik ben benieuwd of het echt een broodje aap verhaal is, of dat er werkelijk teams zijn, die gesteund door hun leidinggevende het heft in eigen hand hebben en zelf de juiste prioriteiten stellen. Als je meer zou moeten doen dan waar je tijd voor hebt moet je dingen laten vallen. Nu geven begeleiders prioriteit aan de bureaucratie en laten ze de aandacht voor de mensen erbij inschieten. En ze doen zichzelf ook nog tekort want het werk wordt er niet leuker door.

Het wordt tijd dat de knuppel in het hoenderhok gaat en begeleiders kunnen elkaar daarbij inspireren.  Zijn er voorbeelden van teams waar begeleiders aan het eind van de dienst constateren dat ze aan 60% van het kantoorwerk niet toe zijn gekomen, en dit durven te zien als een probleem waar het management, zorgkantoor of overheid zelf maar een oplossing voor moet bedenken. Dit is niet meer het probleem van de begeleiders !!

Ik ben benieuwd. Ik hoor graag inspirerende voorbeelden die we met elkaar kunnen delen.

Laat het me weten en ik ga kijken of we goede voorbeelden kunnen verzamelen. Je kan op deze blog reageren, of me mailen naar pouwel@vandesiepkamp.nl